Politique de confidentialité – Viziit Conciergerie IA

Dernière mise à jour : 17 août 2026

La présente politique de confidentialité explique comment OTRAVIM SRL, dans le cadre du service Viziit Conciergerie IA, collecte, utilise et protège les données personnelles traitées lors des échanges réalisés notamment via WhatsApp.

1. Responsable du traitement

Le service Viziit Conciergerie IA est exploité par :

OTRAVIM SRL
Chaussée de Louvain 1066
5022 Namur
Belgique

N° TVA : BE 1003.841.617
Site internet : https://viziit.com
E-mail : info@viziit.com

Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse indiquée ci-dessus.

2. Présentation de Viziit Conciergerie IA

Viziit Conciergerie IA est un service permettant aux utilisateurs de communiquer via WhatsApp avec un assistant automatisé utilisant des technologies d'intelligence artificielle.

Cet assistant peut notamment être utilisé pour :

• répondre à des questions ;
• fournir des informations concernant un établissement, un hébergement, un restaurant, une activité ou un service ;
• assister l'utilisateur avant, pendant ou après une réservation ;
• transmettre des informations pratiques ;
• orienter l'utilisateur vers une réservation ou vers un membre de l'équipe lorsque cela est nécessaire ;
• automatiser certaines communications liées à la relation avec le client.

L'utilisateur est informé qu'il peut interagir avec un système automatisé utilisant de l'intelligence artificielle.

3. Données personnelles traitées

Dans le cadre de l'utilisation du service, certaines données peuvent être traitées, notamment :

• le numéro de téléphone WhatsApp ;
• le nom ou nom de profil WhatsApp lorsqu'il est disponible ;
• le contenu des messages envoyés à l'assistant ;
• la date et l'heure des échanges ;
• les réponses générées par l'assistant ;
• certaines informations communiquées volontairement par l'utilisateur au cours de la conversation ;
• les informations nécessaires au traitement d'une demande ou à l'assistance liée à une réservation.

Nous demandons aux utilisateurs de ne pas transmettre d'informations sensibles qui ne seraient pas nécessaires au traitement de leur demande.

4. Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?

Les données sont utilisées uniquement dans le cadre du fonctionnement de Viziit Conciergerie IA et notamment pour :

• recevoir et traiter les messages envoyés via WhatsApp ;
• comprendre les demandes des utilisateurs ;
• générer des réponses adaptées ;
• fournir les informations demandées ;
• assurer le suivi d'une conversation ;
• améliorer la qualité et la fiabilité du service ;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement technique du système ;
• permettre, lorsque cela est nécessaire, la transmission d'une demande à un interlocuteur humain.

Les données personnelles ne sont pas vendues à des tiers.

5. Prestataires techniques

Le fonctionnement de Viziit Conciergerie IA nécessite l'utilisation de plusieurs prestataires techniques susceptibles de traiter certaines données.

Meta / WhatsApp — Les messages sont envoyés et reçus via les services WhatsApp et la WhatsApp Business Platform proposés par Meta. Meta peut donc traiter certaines informations conformément à ses propres conditions et politiques de confidentialité.

n8n — Viziit utilise n8n comme outil d'automatisation afin de transmettre et traiter les informations entre WhatsApp, l'assistant IA et les différents services nécessaires au fonctionnement de la conciergerie. Selon la configuration technique utilisée, certaines données relatives aux échanges peuvent temporairement transiter ou être enregistrées dans l'environnement n8n.

Fournisseur d'intelligence artificielle — Certaines parties du contenu des messages peuvent être transmises à un fournisseur de technologies d'intelligence artificielle afin d'analyser la demande et de générer une réponse. Fournisseur actuellement utilisé : [à compléter]. Seules les informations nécessaires au traitement de la demande sont transmises dans la mesure du possible.

D'autres prestataires techniques peuvent également intervenir lorsqu'ils sont indispensables au fonctionnement du service, à son hébergement ou à sa sécurisation.

6. Base juridique du traitement

Selon la nature de l'échange et du service concerné, le traitement des données personnelles peut notamment être fondé sur :

• l'exécution d'un service demandé par l'utilisateur ;
• l'intérêt légitime à fournir un service d'assistance et de communication efficace ;
• le consentement de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis.

Lorsqu'un utilisateur contacte volontairement le service via WhatsApp, les informations qu'il transmet sont traitées afin de pouvoir répondre à sa demande.

7. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire au fonctionnement du service et au traitement des demandes.

Les conversations et données techniques associées peuvent être conservées pendant une durée maximale de [durée à définir – par exemple 90 jours], sauf lorsqu'une durée plus longue est nécessaire pour :

• répondre à une demande en cours ;
• assurer la sécurité du service ;
• respecter une obligation légale ;
• gérer un litige ou une réclamation.

À l'expiration de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées lorsque leur conservation n'est plus nécessaire. Certaines informations peuvent également être conservées par les prestataires techniques conformément à leurs propres obligations et politiques de conservation.

8. Utilisation des données pour l'intelligence artificielle

Les messages transmis à l'assistant peuvent être analysés automatiquement afin de comprendre la demande de l'utilisateur et de générer une réponse. Viziit veille à limiter les informations transmises aux outils d'intelligence artificielle aux données nécessaires au fonctionnement du service.

Les utilisateurs sont invités à ne pas communiquer via l'assistant des données particulièrement sensibles ou confidentielles si celles-ci ne sont pas indispensables à leur demande.

9. Transfert de données

Certains prestataires utilisés pour fournir le service peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l'Espace économique européen. Lorsque cela est applicable, ces traitements sont encadrés conformément aux mécanismes de protection prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données.

10. Sécurité des données

OTRAVIM SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• l'accès non autorisé ;
• la perte ;
• la modification ;
• la divulgation ;
• la destruction accidentelle ou illicite.

L'accès aux outils utilisés pour exploiter Viziit Conciergerie IA est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement du service.

11. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous pouvez notamment demander :

• l'accès à vos données personnelles ;
• la rectification de données incorrectes ;
• la suppression de vos données ;
• la limitation de certains traitements ;
• l'opposition à certains traitements ;
• la portabilité de vos données lorsque celle-ci est applicable.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à : info@viziit.com

Afin de pouvoir identifier les données concernées, nous pourrons vous demander de communiquer le numéro de téléphone WhatsApp utilisé pour contacter le service.

12. Demande de suppression des données

Vous pouvez demander à tout moment la suppression des données liées à vos échanges avec Viziit Conciergerie IA.

La demande peut être envoyée à : info@viziit.com
Objet conseillé : Demande de suppression des données – Viziit Conciergerie IA

Merci d'indiquer le numéro de téléphone WhatsApp concerné afin que nous puissions identifier les données à supprimer. La demande sera traitée conformément aux obligations légales applicables.

13. Utilisation de WhatsApp

L'utilisation de WhatsApp reste également soumise aux conditions d'utilisation et politiques de confidentialité propres à WhatsApp et Meta. OTRAVIM SRL n'est pas responsable des traitements de données réalisés directement par Meta dans le cadre de l'utilisation de ses propres services.

14. Modifications de cette politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :

• de l'évolution du service Viziit Conciergerie IA ;
• de l'ajout ou du remplacement de prestataires techniques ;
• de modifications réglementaires ;
• de changements dans le fonctionnement de WhatsApp ou des technologies d'intelligence artificielle utilisées.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

15. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement de vos données personnelles :

OTRAVIM SRL
Chaussée de Louvain 1066
5022 Namur
Belgique

N° TVA : BE 1003.841.617
Site : https://viziit.com
E-mail : info@viziit.com